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新人は先輩の仕事を見て覚えるものと言われていた時代もありましたが、近年では新人教育の重要性が説かれるようになりました。とはいえ、新人教育の重要性が今ひとつイメージしきれない方もいるかもしれません。また、重要性を理解している場合、効果的に新人教育を行う方法を知りたい方も少なくないでしょう。
当記事では、新人教育の重要性と手法、行う際のコツについて解説します。当記事を参考にぜひ新人教育に取り組み、企業のさらなる発展に役立てましょう。
新人教育の重要性は？新人教育を行うメリット
新人教育とは、社員が入社した直後に、仕事に携わる上で必要な知識やスキルを教育することです。新人教育は、経験もスキルもない新人を戦力にし、職場で活躍してもらうことを目的に行われる重要なものです。
新人に知識・スキルを身につけさせる以外にも、次のようなメリットがあります。
企業理念を伝えられる
企業理念は、企業の大義や存在意義を示すものです。企業理念を社員に伝えることは、企業が目指す方向性を社員と共有する「インナーブランディング」の基本となっています。企業理念を浸透させることで、社員全員が企業理念にふさわしい行動を取れるように導くことが可能です。
新人教育の場は、企業理念を明確に伝えられるチャンスです。新人のうちから徹底して企業理念を伝え、インナーブランディングを成功に導き、企業の力の底上げにつなげましょう。
早期離職を防げる
新人教育は、入社直後の新人に対するフォローとしても重要です。新人が職場の環境や業務などに慣れるまでには時間がかかるため、すぐに自分の判断で動けるようにはなりません。自身で判断を下せない時期に職場からのフォローがないと不安が募り、モチベーションの低下や、最悪の場合は入社直後の離職を招きかねません。
入社後の早い段階から新人教育などを通じてフォローすることで、新人のモチベーション維持を助け、早期離職の防止につなげられます。
教育を行う側の成長につながる
新人教育は、新人だけでなくトレーナーを担う社員のスキルアップにも有用です。トレーナーは、自分とは知識もスキルもレベルの違う新人の立場に立って説明する必要があるので、相手に伝えるためのスキルが向上します。また、指導のために学び直したり自分の考えを整理したりすることで、確かな知識としてインプットし直すことも可能です。
加えて、新人教育では相手のモチベーションに合わせた声かけやフォローを求められるので、モチベーションマネジメントの一端を学ぶことも可能です。特に、管理職へのキャリアアップを目指す社員にとっては必須の経験と言ってもよいでしょう。
新人教育はどのようにして行う？
新人教育を行う方法として、大きく「マニュアル」「OJT」「Off-JT」の3種類があります。それぞれの方法には特性があり、補いあうような関係となっています。そのため、3種類の方法をバランスよく使い分けることが大切です。
ここでは、3つの方法についてそれぞれ詳しく紹介します。
マニュアル
新人は覚えるべきことが多く、口頭で説明されただけでは覚えきれないことがほとんどです。そこで、指導したい内容をマニュアルにまとめ、社内研修などの参加メンバーに教材として配付することで業務内容の定着化を図ります。
マニュアルを作成すると指導内容を可視化でき、口頭説明だけでは分かりにくい内容でも、視覚に訴えられるかつ何度も見直せる形で残せます。加えて、口頭の指導ではトレーナーによって内容がばらつきやすいものの、マニュアルを使うと指導内容を統一でき、全員に一定の知識の定着を促すことが可能です。
一方、マニュアル作成や改定・更新作業の負担が大きいというデメリットがあります。また、決まった手順のある業務はマニュアル化しやすいものの、臨機応変さを求められる業務には不向きです。
OJT
OJT（On the Job Training）とは、上司・先輩社員がトレーナーとなり、実務の中で新人社員に指導を行う方法です。
OJTは座学の研修との相乗効果が高く、座学で学んだ知識を実践の中で経験することで、さらに理解を深められます。また、社員がトレーナーになるので、人材育成に追加のコストがかからないメリットもあります。OJTは基本的に1対1で行われるため、新人のきめ細かな指導が期待できる点も特徴です。
一方、トレーナーは自分の通常業務と並行でOJTを行う必要があり、トレーナーの負担が大きくなることがデメリットとして挙げられます。また、OJTの成果はトレーナー個人の指導力に依存するため、新人全員に均一な教育が施せない点にも注意が必要です。
Off-JT
Off-JT（Off The Job Training）とは、職場以外の場所で行われる研修を指します。集団研修や外部研修もOff-JTに含まれます。
Off-JTを行うと体系的に業務知識を学ぶことが可能です。普段なんとなく行っている業務でも、意味や企業の中での位置づけなどを学ぶことでより理解を深められます。また、担当者による成果の偏りが起きにくく、職能や階層で分けて研修を実施しやすいので、研修の参加者全員に必要な知識を伝えやすい方法だと言えるでしょう。
デメリットとしては、知識を学べても実践的な経験を得ることが難しい点や、別途研修の時間を設けなければならない点が挙げられます。
しかし、外部研修は自社では行えない専門的な研修を行うことが可能です。たとえば、イマジナでは会場・オンラインの両方で無料のブランディングセミナーを開催しています。また、企業活動の根幹であるブランディングを推進するアンバサダーの育成研修なども行っています。
新人教育を行うコツは？
ただ漫然と新人教育に取り組むだけでは、十分な効果は得られません。ここでは、新人教育を成功させ、新人を即戦力として育てるためのコツを紹介します。
・新人が仕事しやすい環境を作る
新人のうちは右も左も分かりません。新卒であれば業務経験はおろか、社会人経験がなかったり、経験がきわめて乏しかったりする可能性もあります。新人は不明点や疑問点を周囲の社員に聞き、速やかに解決することで知識やスキルを蓄えていきます。新人教育をスムーズに進めたい場合は、疑問や相談があれば気兼ねなく質問できる、新人が仕事をしやすい環境を作ることが重要です。定期的に面談を行う・新人教育担当者を複数人配置するなど、業務内外で新人の声を聞く機会を増やすとよいでしょう。
・新人の背景や目標を把握する
トレーナーが個々の新人を尊重し、背景や目標に着目することも大切です。背景や目標に合った指導やアドバイスができると、新人は将来のビジョンを描きやすくなり、内的動機を高めることもできるので、成長を大きく促すこともできます。新人に主体的に学べるようになってほしい場合には重要な考え方です。
OJTや配属直後の面談を行い、コミュニケーションを取りながら新人の個性に対して理解を深めましょう。
・業務の意味や全体像を伝える
新人が仕事の意義や仕事に対するイメージを描けない場合、主体的に仕事に取り組むのは難しいでしょう。ただ新人に仕事をさせるのではなく、仕事の意味や流れをしっかり説明し、理解を促すことが大切です。
自分の仕事について、他の仕事との結びつきや組織の中での位置づけなど、仕事の全体像をイメージできれば主体的に仕事に取り組めるようになります。
・定期的にフィードバックを行う
新人の成長には、課題・改善点のフィードバックが必要です。自分では気づきにくい部分をトレーナーなどの他者から指摘されたり、対話の中で引き出されたりすることで、新たな気づきや改善につながります。
新人を継続的に成長させるには、定期的にフィードバックを行うのが望ましいです。1on1ミーティングなどでじっくり行うことをおすすめします。新人とトレーナーや企業との信頼関係を構築するのにも役立つでしょう。
まとめ
新人教育は、単に新人を戦力として成長させるだけでなく、企業の力を底上げし、基盤を強くする重要な要素です。新人教育を行う方法としては、マニュアル作成・OJT・Off-JTの3種類があります。いずれも排他するのではなく、お互いをバランスよく取り入れることが大切です。
特にOff-JTは、自社では行えない専門的な知識に基づいた研修を受けることが可能です。イマジナでは新人教育でも重要なブランディングについて、無料のセミナーを行っています。
