部下とのコミュニケーションのコツは？重要性や効果・方法も解説

会社での部下とのコミュニケーションで困りごとはありませんか。

これから更に成長させようとしている会社では、部下とのコミュニケーションは欠かせないものとされています。

そこで今回は部下とのコミュニケーションをする上でのヒントをまとめてみました。

この記事を読むことで、部下との円滑なコミュニケーションがとれるようになります。

皆さんの多くが部下とのコミュニケーションにおいて、何を話したり聞いたりしたらいいのか悩んでいる方もいらっしゃると思います。

下手な部下への対応もできないので、コミュニケーションの取り方にいまいち自信がない方も多いでしょう。

しかし部下とのコミュニケーションを取る上で、これからお教えするコツを抑えてしまうとあっという間にコミュニケーションを取れるようになるのです。

そこで、上司が部下とのコミュニケーションを取る必要性などを以下でまとめてみました。

この記事を通して、部下とのコミュニケーションの取り方のヒントとして取り入れ、活気のある職場作りを目指しましょう。

会社の業務を円滑にするためにも、コミュニケーションは必須だということは誰しも理解していることです。

しかし行動に移すとなると価値観や立場の相違にどう対処すればいいのか、頭を悩ませる方も多いことでしょう。

ここではコミュニケーションは何故取らないといけないのか、その重要性に焦点を当てて紹介していきましょう。

コミュニケーションを積極的に行うと、部下との信頼関係を構築できるため、部下の小さな変化や悩みのサインに気が付いたときにいち早くサポートがしやすい環境が出来上がります。

そして上司自身が声をかけることにより、トラブルを未然に防げる可能性もあるのです。

また、部下のこともきちんと把握できるため大切に思う気持ちも出てくることでしょう。

結果、業務の失敗を部下に押し付けることがないので信頼も獲得できる期待が生まれます。

社内でのコミュニケーションが活発に行われると、情報共有などが円滑に進みます。

それにより他部署との連携もスムーズになり、会社の効率が推進され、生産性アップが図れることでしょう。

良いコミュニケーションは業務の効率化を図れるだけではなく、生産性の向上にも役立ちます。

良いコミュニケーションが行える職場は生産性の向上だけではなく、居心地の良さという職場環境につながるメリットも生まれます。

業務に集中できるような職場の環境があると、部下の離職率を下げられるので、就業率の改善を期待できることでしょう。

集中しやすく、安定した環境下で時間をかけて部下を育成できると、結果的に強い組織を作り上げられるというメリットがあります。

コミュニケーションを取りやすい環境を作ることで、社員同士で好感度や信頼が増しますし、人間関係も円滑になり、ストレスも減ることでしょう。

話しかけてもギクシャクしたり、コミュニケーションを取っていてもうまく伝わった気がしなかったり、といったことなどを感じたことはありませんか。

それはコミュニケーション自体がうまくいってない可能性があります。そこでなぜうまくいかないのか、その大きな原因を探ってみましょう。

部下とのコミュニケーションを取る際に、気をつけなければいけないことがあります。それは上司・部下の間にある上下関係です。

自分としてはフランクに接しているつもりでも、部下にとっては話しかけづらいと考えている場合もあります。手をとめて聞いてもらうのが申し訳ない、などさまざまな要因から話しかけづらい雰囲気は生まれ、部下は不安を感じてしまうかもしれません。

こちらからコミュニケーションを取る際には、「心理的な双璧」を生まない雰囲気や環境を作るようにしましょう。

具体的な行動方法は、

などがあげられます。

どれもそれほど難しいものではないので、少しずつ取り入れたいものですね。

部下とのコミュニケーションが難しい原因として、そもそもコミュニケーションを取るきっかけが少ないといったことも悩みとして見受けられます。

挨拶やミーティングは機会があるけれども、部下と個別に話すことはない方も多いことでしょう。

確かに話題がないと話しかけづらいですが、円滑なコミュニケーションを図るためにはコミュニケーションの量も注意しないといけないといえます。

それでは、ここからは部下とのコミュニケーションを取る上でのコツを紹介します。

明日からすぐに取り組むことのできる方法ですのでぜひ実行しましょう。

先程の章でも紹介しましたが、上司自身が話しかけやすい雰囲気を作ることが大切です。

常に大変そうに見える雰囲気に対して、部下は話しかけられずコミュニケーションを取りづらくなります。

部下に相談を持ち出されたら、部下の方をしっかり向いて一旦手をとめて傾聴の姿勢を取りましょう。

また直前まで考えごとをしていたとしても、考えていたことが表に出ないようにくれぐれも注意してください。

部下への対応に笑顔や明るい声で話すように、を意識しましょう。

コミュニケーションを取るコツとして実践してもらいたいのは、部下とのコミュニケーションを取ることを成長を促すための場として捉えてみることです。

ある1人には業務の進捗の確認をしたり、またある1人には雑談をしてみたりなど様々な側面から部下とコミュニケーションを取ることをします。

部下との人間関係が不安であれば、まずは部下の話を傾聴することから始めましょう。

また、部下の話を聞くときは頷くなどのはっきりしたリアクションをして話を聞くことが大切です。

部下にとっては真剣に聞いてもらえているという安心感を与えるので、関係の構築に一役買います。

ミーティングなどの人が集まる会議だけでなく、少ない時間でも部下達と向き合う時間を作りましょう。

ここで大切なことは、短くても接する時間を毎日作るようにすることです。

忙しくても時間を作ることで上司が自分を気にかけてくれている、見てくれている環境であることを伝えられます。

例えば声をかけるタイミングも、休憩などの空いた時間でも効果的ですが、全員と会話を交えることが難しければ職場で1on1ミーティングを取り入れるのもおすすめです。

1on1ミーティングについては後述します。

部下自身の目標やタスクを予め把握しておくと、空き時間に面談や雑談がしやすくなりコミュニケーションを取りやすくなるでしょう。

またそれと同様に上司のスケジュールも伝えて互いに共有しておくと、部下としても相談しやすくなります。

業務連絡を通して、体調やメンタル対策にも気を遣うなどのコミュニケーションの幅を広げることが可能です。

ネガティブな言葉は受けた相手も同じ行動を取りやすくなる傾向にあります。

つまり上司の言葉一つで、部下に悪影響をもたらしかねないということになるのです。

そうならないためにもポジティブな声かけを心掛けたいですね。

ネガティブな話題や声掛けは、仮に部下を揶揄した訳ではないものの、部下には自分のことのように感じてしまう可能性もあります。

会話をする際はポジティブな言葉がけを行い、わかりやすく笑顔や明るい声で対応し打ち解けやすい雰囲気作りに努めましょう。

部下を褒める上で重要なポイントは、起きた事実を伝えながら部下の長所などをピンポイントで褒めることです。

そのために日頃部下の様子を見ながら、仕事の進み方やトラブルへの対応ぶりなどをしっかり記憶しておく必要があります。

そして部下を褒めるときには他のメンバーと比較することは厳禁です。

引き合いにしていいのはその部下の頑張っていた過去の姿だけにとどめましょう。

また、褒める際にしがちなNG行為は、結果だけ褒めてしまう点になります。

結果だけ褒めると、部下が仕事に失敗したときにモチベーションを保ちにくくなります。

そのときは結果でなく、それに至った過程も含めて褒めましょう。

また些細なことでもいいので、まずは出来て当たり前だと思うことでも褒めてみることをおすすめします。

スケジュールの共有を図ることは、社内でのコミュニケーションを活発化させる最良の手段です。

上司が自分の本日分の予定を教えると、部下は話しかけるタイミングが掴めますので安心して相談をしやすくなり、安定したコミュニケーションを取る環境が作れます。

業務をスムーズに進めるためには、チームの全員が目標を共有することが重要といえます。

具体的には、部下の仕事に意欲が感じられない場合はすぐに相談を受けるようにしましょう。

その他にも今抱えている課題に対してのアドバイスをしながら、部下の掲げている目標を確認し、部下が積極的に仕事に取り組めるようにゴールを設定します。

目標の確認をしながら、その目標にどんなメリットがあるかも話しながら取り組んでもらいましょう。

ここまで読んでいただいた方には、コミュニケーションを取ることがいくらかシンプルに思えてきたのではないでしょうか。

しかし部下とのコミュニケーションの効果というものは、実際に行うとどれほどのものなのか効果が気になるところです。

下記には部下とのコミュニケーションを行うと、どのような効果・変化を起こすのかをまとめています。

コミュニケーション＝会話をするだけではありません。

仕事をする中でも部下は話を聞く・理解する、更に上司は褒めたり場合によっては叱ったりなど、その場の状況に応じたコミュニケーションを図ることは大切なことです。

このようなコミュニケーションが適切に行われることで、部下の状況判断能力も養われますし、同時に成長を促すことに大いに繋がるといえます。

また部下にとっても同様で、技能などに成長がみられると業務の効率化のメリットが得られるでしょう。

これでいかに成長を促すコミュニケーションが重要なのかを伺えるのではないでしょうか。

相談しやすい環境を作り続けていくと、部下との間の信頼関係も深まってくるのです。

そうなると、やがて部下の方から自発的に相談を持ち掛けてくれるようになります。

部下にとっては相談しやすい上司ほど頼れるものはないからです。

また相談を持ち掛けられる頼れる上司というのは、素直さがあるというところも心惹かれるものになります。

例えると書類等の確認が遅くなってしまった際に、一言添えたり感謝を述べたりするだけでも好感度が上がります。

会社の雰囲気が暗く感じる現場には、例え凄腕の社員であってもなかなか足を運びたくないものでしょう。

その中において更に部下のやる気を下げるような上司のネガティブな行動が目立つと十中八九会社に来たくなくなるものです。

結果的にネガティブ発言の多い上司の下では、部下にはマイナスな印象を与えてしまい、部下は相談を控える気持ちになりコミュニケーションも成り立たなくなります。

上司が会社の明るい雰囲気を作ることで、社内で働きやすい環境作りに一役買うのです。

社内の雰囲気が明るいと社員全員のモチベーションも維持できますし、やがて顧客や取引先にも社評の好感触を得られることでしょう。

自分はそのような相談を持ち掛けられないことはしていないけれど気がかりだ、という方は部下とのコミュニケーションを図る上で何がNGにあたるのかを押さえておきましょう。

これは部下とのコミュニケーション以前に、人としてどう関わるかです。

誰であっても、自分の非を認めないというのは心証が悪くなるというものです。

こちらは特に、いつも自分が正しいと感じている方は注意しないといけません。

自分の非を認めて謝らないということは、知らないうちに周囲に嫌われる可能性も含まれています。

ミスが起きた際にはまず自分が引き起こした可能性を考えて、ミスを認め謝る姿勢を見せなければいけません。

例え自分がミスをしたわけではなくても、すぐ部下や他人を疑うという行為は、他の社員までの信用を無くすので控えましょう。

部下が上司とコミュニケーションを図る基準として、上下関係以前に尊敬できるかが基準となってきます。

そのため立場で人との態度を変えてしまう上司は、誰であっても信用してもらえません。

また性格も人によって相性もありますが、基本的には誰に対しても平等に接するようにしましょう。

上司自身のストレスから来る怒り・愚痴・ネガティブな発言は、周囲の雰囲気を悪くしてしまうことは体験済みでしょう。

部下のやる気を物理的に削ぐだけでは生産性は生まれないため、悪循環になりやすくなります。

上司は、部下のモチベーション維持も仕事の一環になるのです。

ネガティブな話題に振り回されず部下のモチベーションを高める話題が大切です。

例え仕事上でのトラブルなどの原因が部下に見られたとしても、部下の行動や判断を否定するような怒り方はリスクが伴うといえます。

これは、社内に他の社員もいる中で叱ることに抵抗がない方は特別気をつけなければなりません。

それがどんなに正しいことであっても、部下にとってはプライドに傷をつけられた方に気が向いており、大切な𠮟られた内容が伝わっていないこともあります。

再度失敗を起こさないためにもまた成長を促すためにも、叱るときはなるべく人のいない場所で行い、環境を整えた状態で行うなどメンタルを安易に傷つけない方法を取ることも肝心です。

上司側の持論を中心にして、部下の意見を適当に扱っていないか日頃の振り返りも大切になります。

どうしても上司の方が何事も経験からのノウハウを持っていることが多いため、部下に対し逐一アドバイスを伝えるシーンが多くなりますが、ぐっとこらえて部下の話に耳を傾けましょう。

部下は自分の主張を聞く上司がいると安心して話をします。

どのような経緯があっても部下の考えは尊重し、その考えに至った経緯など理由に注目してみましょう。

ただ話すだけがコミュニケーションではないといっても、具体的に部下の話を深掘りするにはどんなことをしたらいいのか悩みどころです。

今回は具体的に深める方法がありますので、これらを参考にしていただけるといいのではないでしょうか。是非チャレンジしましょう。

聞き馴染みがないかもしれませんが、1on1ミーティング（ワン・オン・ワンミーティング）というのは上司と部下がマンツーマンで行うミーティングのことです。

これは人事評価が目的の面談とは違い、部下に寄り添いながら悩みの共有を図る時間としての運用をします。

部下にとっては気持ちを上司に伝える絶好のチャンスであり、上司にとっては部下の考えがわかる機会なのです。

大多数と会話をするのとは異なり1人での会話になるので、いつもよりも目的を明確化するよう心掛けると、深いコミュニケーションが取れるかもしれません。

社内での席が固定席の場合は「部署で1島」との区画分けをして最初から誰がどこの席に座るのかが指定されています。

そのため情報共有や日々のコミュニケーション相手が、特定の人になりやすい傾向が見られるのです。

一方でフリーアドレスの場合は、空いている席に自由に座ってもらうという運用方法になります。

日によって部署が異なる社員同士で会話することで、チームで固まってしまうコミュニケーションがより広がり、新たなアイデアを得られるようになるでしょう。

メンターとは指導者・助言者・他には相談者などを意味し、キャリア構築の手本や、仕事における指導や助言を仰げる人のことを指します。その役割は社員の成長を支援し更なる飛躍を助けることにあるといっても過言ではありません。

メンター制度は、組織内の横のつながりの中で安心感を与える関係性の構築のための制度として注目度が上がってきています。

また、会社員減少や働き方の多様化に対してもサポートやアドバイスができる制度としても期待がされるでしょう。

メンター制度を活用することによって、部下にとっては安心感が生まれるので気軽に何でも相談できる相手を確保できるメリットが生まれます。

その上、居場所を作り出すことにより若手社員の離職を防止したり、相談相手という形をとることで社員の離職防止につなげることが可能です。

信頼関係の構築は時間がかかるものです。

時間がかかるからこそ要点を押さえて気長に取り組みたいですね。

そこで関係を構築するために意識したいことについてまとめました。

お互いの報連相を欠かさないためには、まずは上司と部下の間でのスケジュールや業務の共有を意識しましょう。

業務の報連相をスムーズに行うためにもとても役に立ちます。

これを意識することにより業務における報連相だけでなく、職場に関係する報連相が意図せずに飛び交うようになるため、風通しが良く結びつきの強い職場づくりができるでしょう。

また報連相を受ける態度も大切で、反応はあれど目はパソコンに向きっぱなしという状態では、どんな社員でも声を掛けて相談しづらくなってしまいます。

このような行動の積み重ねで部下に報連相をしたくないと思わせてしまうでしょう。

報連相を社内に浸透させるには、コミュニケーションをしやすい環境を目指すことが何より大切です。

大きな目標として、「社員が遠慮しないような社内環境を整備すること」という点を掲げて良いかもしれません。

誰もが自分の評価は高いほうが良いものの、一番は公平に扱ってほしいと感じるものです。

しかし部下は、上司相手だと仕事で見ている部分でしか評価してもらえない危機感が常に伴います。

それにより先ほど紹介してきた手段を使いながらも、その部下を客観視した評価をする必要が生じるでしょう。

そうはいえど、どのような方法で評価をするべきか迷うと思いますのでポイントを紹介します。

まずは部下の評価をするときはその部下の納得感を得るために公平性を保ってみましょう。

そのためには、他の社員に対して肩入れしたような発言をしないのがポイントです。

評価をする際には、公平性を保つことを意識するあまり無難な内容にならないように気をつけます。

そして部下自身が成長できるためにも、部下の抱えている課題を理解してモチベーションを維持することも大切で、そのためにはステップアップのできる内容を提供することが必要です。

それに加えて、公平な評価を行なうためには部下自身を徹底的によく知っている状態にしていることが肝要といえます。

相手の理解ができていないと正しい評価ができず公平な判断もできません。

ここで日頃のコミュニケーションが力を発揮するのです。

ここまで部下との信頼関係構築にコミュニケーションがいかに大切かを紹介してきました。

大きな理由は部下の変化や悩みのサインに気が付いたときにサポートがしやすく、トラブルが起きても最小限にできる可能性があるからです。

またコミュニケーションを大切にすることで、コミュニケーションの活発化が促進し社内の業務の生産性も上がりやすくなります。

その結果、情報共有も進みますので他部署との連携もスムーズになることが期待できるでしょう。

そしてコミュニケーションで信頼関係を構築すると、会社の離職率低下にも貢献できます。

上司だけでなく、部下にとっても仕事環境の居心地がいいと安定した業務に携われるので自然に低い離職率につながるでしょう。

そのためコミュニケーションを取りやすい環境を作ることで、人間同士の間で好感度や信頼が増します。

加えて人間関係も円滑になり、仕事が遂行しやすくなるとともに、ストレスも減ることでしょう。

コミュニケーションといっても、ただ部下と話す量を増やすことだけでは本質は変わらないものです。

確かにコミュニケーション能力を身につけることは難しいと感じるかもしれませんが、ここではポイントごとでまとめましたので、コツを抑えながら部下とのコミュニケーション術を習得してみるようにすると良いかも知れません。

• 部下が話しかけやすい雰囲気をつくる

部下に相談を持ち出されたら、部下の方をしっかり向いて傾聴の姿勢を取ります。

また直前まで難しいことをしていたとしても部下への対応に笑顔や明るい声で話すように、を意識しましょう。

• 部下の話にきちんと耳を傾ける

コミュニケーションを取るコツとして実践すべきは、部下とコミュニケーションを取ることを部下の成長を促進する機会の1つだと捉えてみることです。

部下との人間関係が不安であれば、まずは部下の話を一通り聞いてみることから始めましょう。

また部下の話を聞くときは頷くなどのリアクションも欠かさずに聞くようにします。

• 短くても話す時間を作る

ミーティングなどの人が集まる会議だけでなく、少ない時間でも部下達と向き合う時間を毎日作りましょう。

それにより上司が自分を気にかけて見てくれる環境であることを伝えられます。

• 部下の目標やタスクを把握する

部下自身の目標やタスクを予め把握することで、上司は空き時間に面談や雑談がしやすくなるのではないでしょうか。

そして上司のスケジュールも伝えて互いに共有しておくと、部下としても相談しやすい環境を作ることが可能になります。

• できるだけポジティブな話をする

会社という環境下では、上司の言葉一つで部下に悪影響をもたらしかねません。

そうならないためにもポジティブな声かけを心掛けましょう。

加えて、会話をする際はポジティブな言葉がけを行ない、わかりやすく笑顔や明るい声で対応し打ち解けやすい雰囲気作りに努めます。

• 部下を褒める・認める

部下を褒める上で重要なポイントは起きた事実を伝えながら、部下の長所などをピンポイントで褒めることです。

そして褒めるときはポジティブな声かけを心掛けます。

部下のいいところを率直に褒めることに慣れていないという方も少なくないでしょう。

最初は些細なことでもいいので、できて当たり前だと思うことでも褒めてみるとスムーズに褒められるようになるかもしれません。

• 自分のスケジュールを部下にも共有しておく

スケジュールの共有を図ることは社内でのコミュニケーションを活発化させる最良の手段といえるでしょう。

上司自身が本日分の予定を教えると、部下は話しかけるタイミングが掴めますので安心して相談をしやすくなり、安定したコミュニケーションを取る環境が作れます。

• 相談に乗り問題解決に向けて一緒に考える

加えて業務をスムーズに進めるためには、チームの一員が目標を共有することが重要といえるでしょう。

具体的には部下の仕事に意欲が感じられない場合は、すぐに相談を受けるようにします。

一緒に問題解決の方法を考えてくれる上司は、部下にとっては頼りがいのある人物に映るはずです。

1on1ミーティングは、部下にとっては気持ちを上司に伝える絶好のチャンスであり、上司にとっては部下の考えを知る機会です。

主にプライベートな話をすることを心掛けると、深いコミュニケーションが取れるでしょう。

そしてメンター制度は、組織内の横のつながりの中で安心感を与える関係性の構築のための制度として注目されているものです。

メンター制度を活用することによって、部下にとっては安心感が生まれるので気軽に何でも相談できる相手を確保できます。

更にメンター制度のメリットは、居場所を作り出すことにより若手社員の離職を防止してくれたり、相談相手という形をとることで社員の離職防止につなげたりすることも可能です。

お互いの報連相を欠かさないためには、まずは上司と部下の間でのスケジュールや業務の共有を意識しましょう。

これを意識することにより業務における報連相だけでなく、職場に関係する報連相が意図せずに飛び交うようになるため、風通しが良く結びつきの強い職場づくりができるでしょう。

そして評価は、その部下を客観視した上での評価を行う必要があります。

ポイントは部下の評価をするときは、その部下の納得感を得るために公平性を保つことです。

そして部下自身が成長できるためにも、部下の抱えている課題を理解させ、モチベーションを維持することも大切となるでしょう。

そのためには、ステップアップのできる内容を提供することも必要といえます。

それに加えて、公平な評価を行なうためには部下自身を徹底的によく知っている状態にしていることが肝要です。

コミュニケーションというと近年難易度が上がってきているように思えますが、上でお伝えしてきた通りのコツを利用して、少しでも部下の信用を得るために臆せずチャレンジしてみましょう。

また、上司自体が威圧感を与えるようなNG行為をせずに部下に歩み寄る姿勢が、上司部下間のより良いコミュニケーションに繋がるので本記事がそのための一助になれば幸いです。

しかし、紹介してきたこれらは一般論でしかなく、マネジメントというものはそう一朝一夕で身に着く簡単なものではありません。

下のリンクでより実践的なマネジメントの展開方法を紹介していますので、そちらをぜひご覧ください。