皆様は同僚・部下・後輩に「ちゃんと報告をお願いします！」「ちょっとしたことでもいいから報告してね」といったやり取りをされた経験はありますか？
全く経験がないという方のほうが少ないのではないでしょうか。
報告はビジネスにおいて滞ったら致命的という意味で会社の「血流」に例えられることもあるほど欠かすことのできないアクションです。
では逆に、報告を受けたはいいが「この報告は今必要なのか…？」「なんで私に報告したんだろう…？」「その報告はもっと早くほしかった…」と思った経験はありませんか？
いくら報告は大事だからと言ってもタイミングが間違っていたり、無意味だったり目的がはっきりしない報告は当人含めてチームの混乱を招くこともあります。
”血流”を良くさせるためにはより良い・適切な報告をしていくことが欠かせません。では良い報告とは何か？
弊社では「（報告を受けた人・組織の）意思決定を後押しするもの」と定義しています。
ここで情報伝達が作戦行動の成否を分けるアメリカ空軍のマニュアルをご紹介します。
報告の目的を瞬時にかつ明瞭に伝えるために、メールの件名に下図のキーワードを記載するという簡潔な方法です。
ここで注目することは、このキーワードをつけるだけで、「受け手が次にどのような行動をとるべきか」を一瞬で伝えられることです。
部下に最新状況をメールするときには、件名を「Sub:【情報】最新状況」とし、プロジェクトマネジャーが、週次の実施報告書に対する回答をメンバーたちに義務づける場合は、「Sub:【行動】週間実施報告書」といった形で、本文を読む前に自分が次にとる行動を想定することが可能となるのです。
もちろん、メールに限らず、意思決定を後押しできるような”良い報告”にはこのように目的を簡潔かつ明確に口頭で伝えられるようにトレーニングも欠かせません。
弊社の管理職トレーニングでも、目的と併せて「全体観・背景」を簡潔に伝えるというトレーニングを受講者全員に取り組んでいただいています。年代・性別・価値観が異なるメンバーにいかに正確に情報を伝えているか、時には四苦八苦されながらも、「伝わった手ごたえがあった！目の色が違う！」と実感をもって報告していただくことも少なくありません。
相手を変えることは難しい、しかし、どう行動してほしいかの伝え方は自分で変えることができます。
ぜひ、こちらのトレーニングにご興味ございましたら、弊社セミナーでお伝えしておりますのでお越しください。
